Программа excel

Программа excel

Книга и лист Excel

Microsoft Excel – это очень мощное средство для создания и ведения различных электронных документов. В отличие от Word, в котором мы создавали текстовые документы, Excel используется для создания электронных таблиц.

Электронные таблицы очень удобны, когда вы делаете расчеты с табличными данными. С помощью Microsoft Excel можно строить на основе таблиц диаграммы и выводить полученную информацию на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями. Ваш начальник будет доволен.

Документ, созданный в программке Excel, называется рабочей книгой или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов, которые представляют собой большие таблицы с ячейками, в которые можно заносить числа или текст. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и даже статистических расчетов.

Давайте откроем Microsoft Excel. Для этого нажмите Пуск ? Все программы ? Microsoft Excel.

Интерфейс

Интерфейс (внешний вид) программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):

Программа Excel Программа Excel

Внешний вид окна программы Excel

Как вы теперь смогли сами убедиться, основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа так называемого окна книги, другими словами – электронной таблицы.

Что делает программа

Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки. В нижней части окна книги находится несколько кнопок (так называемые ярлычки), с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки со стрелочками, расположенные в нижнем левом углу окна.

Электронные таблицы обрабатывают числовые данные, которые размещаются в ячейках листа Excel. Столбцы и строки таблицы могут иметь текстовые названия. На листе Excel могут также располагаться заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом. Ввод информации – это один из первых шагов построения электронной таблицы.
Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или так называемый адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся путем складывания буквы столбца и цифры строки. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.

Бывает такое, что границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого всего листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

Строка формул

Если со строкой меню и панели инструментов все понятно – работа с этой частью Excel аналогична работе в Word, то строка формул может вызвать некоторые затруднения. Давайте разбираться.

Строка формул расположена ниже панели инструментов.

Программа Excel

В строке формул всегда отображается содержимое ячейки, которая в данный момент активна

Содержимое активной (т. е. выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке в строке формул появляются три кнопки:
1) кнопка отмены (красный крестик);

2) кнопка ввода (зеленая галочка);

3) кнопка изменения формулы (знак функции).

Программа Excel

Те самые три кнопки

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.
В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы.
Программа Excel

В строке состояния показывается режим работы программы

На этом первое знакомство с Excel закончим и перейдем к более детальному изучению возможностей программы.

Создание электронных таблиц

Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.

Запустите Excel (Пуск ? Все программы ? Microsoft Excel). В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, которые расположены на отдельных вкладках.

При создании нового документа обычно появляются три чистых листа, корешки (ярлычки) которых видны в нижней части окна документа.

Посмотрите, верхняя левая ячейка А1 окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.

1) Поставьте курсор в ячейку А1 (она стала активной).

2) Помните нашу табличку из Word?

3) Напишем название «Дни рождения» и нажмем клавишу Enter два раза. Попадаем в ячейку А3. (Если нажмем один раз, то перескочим только на одну строчку ниже.)

4) Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter или Tab либо просто щелкайте мышкой на нужную клетку.

5) Введите текст «ФИО», нажмите Enter.

6) Введите «Фамилия», перемещаемся на ячейку вправо.

7) Введите «Имя», перемещаемся на ячейку вправо.

8) Введите «Отчество», жмем Enter.

9) Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рисунке.

Программа Excel

Вот какая у нас получилась табличка

Но вот почему-то отчество «Семеновна» у нас видно не все. Ширину столбца легко изменить. Ставите указатель мышки на границу между ячейками с буквой D и буквой E. Появляется тоненькая пунктирная линия. Не отпуская кнопки мышки, тянете границу ячейки вправо, пока не увидите, что видно все слово «Семеновна». Отпускаете мышку.
Программа Excel

Изменяем ширину столбца

Да, и не забудьте сохранить свое произведение искусства. Назовем его «Моя первая электронная таблица». Сохраним на Рабочий стол в папку «Моя первая папка для моих документов».
Программа Excel

Сохраняем нашу первую электронную таблицу

Но наша табличка не очень красивая. Исправить это очень просто. В Excel, точно так же как и в Word, можно форматировать текст и работать с ячейками. Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню.

Вы заметили, что текст «День рождения» не влезает в рамки ячейки. С помощью Enter в Excel в отличие от Word невозможно переносить слова, делать абзацы. Чтобы исправить эту ситуацию, а также для того, чтобы применить различные варианты расположения текста, используем вкладку Выравнивание в меню Формат ? Ячейки.

Программа Excel

Если вы щелкнете правой кнопкой по ячейке, то увидите вот такое меню

Программа Excel

Для того чтобы текст помещался в рамках вашей ячейки, поставьте галочку возле переносить по словам

С помощью обведенных кнопочек красиво отформатируйте все ячейки таблицы. Вы уже умеете это делать.
Программа Excel

С помощью обведенных кнопочек отформатируйте все ячейки таблицы

Однако наша табличка все еще имеет незаконченный вид. Не хватает границ таблицы. Находим нужную кнопку (она на нашем рисунке обведена) и выбираем нужный нам вариант, он на рисунке последний.
Программа Excel

Рисуем границы таблицы

Попробуйте поэкспериментировать, в конечном итоге у вас должна получиться вот такая таблица.
Программа Excel

Наша красивая таблица

А можем сделать еще красивее. Просто выделите всю табличку и с помощью уже знакомого нам меню Автоформат из меню Формат сделайте красоту.
Программа Excel

Используем в меню Формат команду Автоформат

Из предложенных вариантов выберите, какой вы хотите видеть свою табличку.
Программа Excel

Выбираем внешний вид таблички

В нашем примере мы выбрали вид «Классический 1».
Программа Excel

Вот какая у нас получилась табличка

Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. Excel имеет для этих целей собственный модуль, возможности которого несколько шире. Модуль этот называется Мастер диаграмм. Его значок есть на панели инструментов.
Программа Excel

Открываем Мастер диаграмм

Тот же эффект вы получите, если выберете команду Вставка ? Диаграмма. Откроется все то же окно диалога Мастер диаграмм.

В открывшемся окошке вы увидите список диаграмм. Справа в окошке показаны различные варианты каждого типа стандартных диаграмм. Если вы не нашли ничего интересного в стандартных диаграммах, можете поискать во вкладке Нестандартные. Мы выбираем коническую диаграмму.

Программа Excel

Диаграмму добавляем с помощью меню Вставка

Программа Excel

Выбираем Коническую диаграмму

Щелкните на кнопке Далее. Откроется второе окно мастера, в котором вас попросят указать ячейки с теми данными, на основе которых следует строить диаграммы.

Переходим к нашей табличке. Мастер диаграмм не закрывайте! Щелкните в листе Excel на ячейке В5.

Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е6 или просто протяните мышкой.

В окне диалога мастера поставьте точечку рядом с Ряды в: строках.

Программа Excel

В этом окошке нужно указать ячейки, на основе данных которых мы будем строить диаграмму

В области просмотра появится диаграмма. Жмем Далее. Заполняем поля Название диаграммы, Ось Х, Ось Z.

Жмем кнопку Далее. Мы поместим диаграмму на имеющемся листе, чтобы была на одном листе табличка и рядышком диаграмма. Ставим точечку возле слова «имеющемся».

Программа Excel

Мы можем увидеть, что же у нас получится

Программа Excel

Заполняем поля Название диаграммы, Ось Х, Ось Z

Программа Excel

Ставим точечку возле слова «имеющемся»

На лист рядом с таблицей будет вставлена диаграмма, отражающая введенные данные в графической форме. Щелкаем по диаграмме мышкой и, не отпуская левой кнопки мышки, перемещаем туда, куда пожелаем.
Программа Excel

Помещаем диаграмму, как вам нравится

Обработка чисел

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных.

Программа Excel

Здесь вы можете увидеть все возможные варианты форматов чисел

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование.

Ячейки можно использовать как калькулятор. Например, если ввести в ячейку «= 5 + 10», то будет показан результат «15».

Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формул в верхней части окна Excel.

Чтобы умножить наше «Кол-во» на «Цену» нужно выделить ячейку D4 (видите, ячейки заголовков столбцов и строчек выделились синим цветом). Прямо в ячейке ставите знак равно «=». Затем щелкаете мышкой по ячейке B4. По контуру она выделится синим цветом. Набираете на клавиатуре знак «*». Напомню, что он находится справа на клавиатуре на цифровой панели в верхнем ряду вторая кнопка справа. Обратите внимание на строку формул. В ней отображается последовательность ваших действий. Теперь щелкаете на ячейке С4 (она выделится зеленым цветом). И нажимаете Enter. Все! Получилось? Если не уверены, что все посчитано правильно, можете в любой ячейке набрать «=10*20» и Enter. Сошлось? Здорово.

Программа Excel

Выполняем умножение

Давайте заполним табличку дальше. Можете вводить данные своих чеков. В нашем варианте введены абсолютно примерные данные. Ну что, заполнили все?

Теперь поместите указатель мышки в правый нижний угол ячейки D4 и потяните вниз до конца ваших заполненных строчек с данными. Формула скопируется.

Программа Excel

Копируем формулу

С помощью значка на панели инструментов Автосумма можно суммировать данные в таблицы (см. ). То есть выделяете ячейку, в которой хотите видеть результат суммирования, и нажимаете значок Автосумма. Вы можете изменять область выделения, потянув мышкой за уголочек выделения. Когда вы определились с ячейками, которые нужно будет сложить, жмете Enter.
Программа Excel

С помощью значка на панели инструментов Автосумма можно суммировать данные в таблице

Попробуйте щелкнуть на любой ячейке в столбце «Кол-во» или «Цена» и изменить находящееся в ней число. Excel автоматически скорректирует сумму столбца в строке «Итого».

Таким образом, вам теперь не нужно по несколько раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. Но, чтобы все описать, нужна отдельная книга.

Программа Excel

Вот какая табличка у нас получилась

Операции с листами

По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Но трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и называть их более понятными именами.

Чтобы по умолчанию в книге появлялось не 3, а другое количество листов, выберите команду Сервис ? Параметры, раскройте вкладку Общие и измените величину в счетчике Листов в новой книге на ту цифру, которая подходит вам. Если пока вы не знаете, какое количество вам нужно, оставьте все как есть.

Программа Excel

В этой вкладке можно изменить количество листов в книге

Чтобы у листов были понятные вам названия, а не странные названия «Лист 1», «Лист2»:
1) щелкните правой кнопкой мыши на корешке Лист 1;

2) выберите в контекстном меню команду Переименовать;

3) введите новое имя для листа, например Клиенты.

А можно так: дважды щелкните на корешке Лист 2 и введите имя «Расходы».
То есть вы поняли, что переименовать листики можно двумя способами.

Для того чтобы скопировать лист:

4) щелкните на корешке «Расходы» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать.
В открывшемся окошке установите галочку Создавать копию, чтобы выбранный лист копировался, а не просто перемещался.
Программа Excel

Копирование листа

В списке Перед листом щелкните на пункте (переместить в конец). Затем щелкните на кнопке ОК.

Но может случиться так, что вы захотите скопировать лист из одной книги в другую. Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу, выберите все в том же окошке в раскрывающемся списке в книгу пункт Новая книга.

Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на корешке «Расходы» и выберите команду Добавить.

Программа Excel

Добавляем лист

На вкладке Общие открывшегося окна диалога Вставка щелкните на значке Лист. Затем щелкните на кнопке ОК. В рабочей книге появится пятый лист.

Ну, вот вкратце мы и ознакомились с Microsoft Excel. Эта программка очень емкая, рассказать обо всем не получится, но основные операции мы освоили. Теперь перед вами открывается большое поле для экспериментов.